Fenestratio

Simplifier les fenêtres

Soumissions/Commande/Prix

Gestion des commandes / Cycle de vie des commandes

Une fois que vous avez attribué un numéro de commande à une soumission, il devient une commande. Plusieurs fonctions spécifiques à la commande sont alors disponibles. (Les soumissions peuvent être déduits, mais les valeurs ne seront pas "collées". Les commandes créées à partir de soumissions ne conserveront pas un lien avec la soumission). Il existe plusieurs boîtes de dates et de sélection du personnel. Celles-ci peuvent aider un directeur d'usine à gérer et à suivre les commandes tout au long de leur "cycle de vie" et à partager ces informations d'état avec les autres :
Verrouillage des prix
• dès qu'un numéro de commande est attribué, tous les prix des produits et des options de la soumission sont verrouillés et apparaissent avec de petits cadenas gris sur la page des lignes de la soumission.
En attente (case à cocher) et note d'attente (champ de texte)
• utilisé pour indiquer que le traitement de la commande est en retard et pourquoi
• si votre entreprise est configurée pour exiger l'approbation des commandes, la note de mise en attente sera par défaut "Approbation".
• une autre raison pour laquelle une commande est mise en attente est que les documents sont ambigus ou insuffisants.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
Note d'état (champ de texte)
• si la case "en attente" n'est pas cochée, la note est utilisée comme note d'état, souvent pour indiquer qu'un aspect de la commande prolongera les délais de livraison, comme un produit personnalisé ou un service spécial.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
Date requise (case de date) et Entreprise requise (case à cocher)
• utilisé pour enregistrer l'insistance d'un client à obtenir une livraison ou une installation à une date précise, ou la promesse d'un représentant des ventes.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
• cocher la case de l'entreprise requise signifie que vous serez au téléphone pour vous excuser (ou pire) auprès du client si la date requise n'est pas respectée.
• Saisir une valeur ici affectera toute entrée de calendrier d'installation ou de livraison pour cette commande.
Les mesures sont finales (case à cocher)
• utilisé pour "libérer" une commande installée pour la fabrication/l'achat.
• destiné aux entreprises qui effectuent des remesures lorsque les soumissions installés deviennent des commandes.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
Mesureur (sélection du personnel) et Durée de la mesure (case de date) et Mesure effectuée (case à cocher)
• utilisé pour planifier une nouvelle mesure et enregistrer la date à laquelle elle a été effectuée.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
• la saisie d'une valeur ici affectera l'entrée du calendrier de mesure pour cette commande.
Installateur (sélection du personnel) et Durée d'installation (case de date)
• utilisé pour planifier une installation.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
• la saisie d'une valeur ici affectera l'entrée du calendrier de mesure pour cette commande.
Déduit (message d'état)
• indique qu'une commande a été traitée selon les étapes de la "déduction", dans l'onglet "Déduire".
• finalise les dispositions des produits composés pour la fabrication.
• prépare les informations sur les produits et les composants pour l'achat ou la revente des produits et des composants nécessaires.
• la plupart des informations relatives au produit sont verrouillées et ne peuvent plus être saisies par l'utilisateur.
Date requise (case de date)
• utilisé pour prévoir quand un produit sera prêt pour l'installation, la livraison ou le ramassage.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
• la saisie d'une valeur ici affectera l'entrée du calendrier "Prêt" pour cette commande.
La date "Prêt" est ferme (case à cocher)
• signifie que tous les composants nécessaires (comme le verre) et/ou les produits de revente sont disponibles et que la date "Prêt" est donc ferme.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
Produit prêt / Prêt maintenant (case à cocher)
• signifie que tous les produits sont prêts à être installés, ramassés ou livrés.
• En cochant cette case, des transactions d'utilisation seront générées et alléger l'inventaire des composants.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
Installation/livraison/ramassage effectués ou date effectuée (case de date)
• pour les commandes installées, indique la date à laquelle tous les produits sont installés et la collecte peut commencer.
• pour les commandes de fournitures, indique la date à laquelle tous les produits ont été enlevés ou livrés et la date à laquelle la collecte doit avoir lieu.
• peut être défini dans l'onglet de l'en-tête de la soumission sous 'Commande en cours' ou dans la fenêtre qui apparaît de l'état de la commande.
Facturé (case de date)
• indique la date à laquelle la facture a été consultée, imprimée ou envoyée.
• défini automatiquement par Fenestratio.
Dépôt comptabilisé (case à cocher)
• accessible uniquement à partir de l'onglet "Comptabilisation"
• indique que la commande a été enregistrée dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.
• Le meilleur filtre sur la liste des soumissions pour effectuer et suivre la comptabilisation est "Commandes prêtes non comptabilisées" ainsi que l'utilisation du dépôt comme avant-dernière ou dernière colonne.
Vente comptabilisée (case à cocher)
• accessible uniquement à partir de l'onglet "Comptabilisation"
• indique que la commande a été enregistrée dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.
• Le meilleur filtre sur la liste des soumussions pour effectuer et suivre la comptabilisation est "Commandes prêtes non comptabilisées".
Payé (case à cocher)
• accessible uniquement à partir de l'onglet "Comptabilisation".
• indique que la facture a été payée.
• Le meilleur filtre sur la liste des soumissions pour effectuer et suivre les débiteurs est "Commandes prêtes non comptabilisées".
Raison de l'annulation (case à cocher)
• si elle est sélectionnée, elle indique la raison pour laquelle la commande a été annulée et entraîne son exclusion des autres listes de gestion des commandes.
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Soumissions/Commande/Prix

Prix des produits

Les prix des produits dans Fenestratio doivent être considérés comme des prix de liste publics. Dans les soumissions de Fenestratio, les trois facteurs qui peuvent être appliqués aux prix des produits doivent être appliqués pour tous les produits et options. Tous les prix de votre liste de produits seront escomptés de la même façon par défaut. De plus, si vous considérez le rabais maximum que vous pouvez accorder pour des travaux installés ou fournis, vous devez vous assurer que le prix net comporte une marge adéquate pour toutes les familles de produits.
Plusieurs éléments peuvent être ajustés sur une soumission afin d'obtenir le prix que vous souhaitez:
• Verrouillage:
  • Les prix des produits, de l'installation et des options peuvent être modifiés à l'aide des petites icônes bleues de verrouillage. Une fois qu'un prix est verrouillé, Fenestratio ne le modifiera pas. Tout ajustement du prix nécessaire pour refléter un changement apporté au produit ou à l'option est maintenant la responsabilité de l'utilisateur.
• Multiplicateur:
  • La soumission comporte un multiplicateur, généralement fixé à 1, qui est appliqué aux prix publics avant de calculer les prix des produits, de l'installation et des options pour les articles qui ne sont pas verrouillés. Il s'agit d'une escompte cachée (p. ex. lorsque le multiplicateur est inférieur à 1) ou d'un supplément (lorsque le multiplicateur est > 1). L'idée initiale du multiplicateur était de faire payer plus ou moins cher pour les jobs dans des régions dont le pouvoir économique varie. Le multiplicateur ayant été conçu à l'origine comme un paramètre régional, il est possible de définir un multiplicateur par défaut dans les registres des succursales dans Entretien→Succursales. Puisqu 'il est logique de limiter les remises cachées ou les frais supplémentaires, vous pouvez définir une marge valide pour le multiplicateur dans le registre de la succursale. Chaque client appartient à une succursale, et tout nouvel enregistrement de client recevra un multiplicateur par défaut de sa succursale. Le multiplicateur du client est copié par défaut dans l'enregistrement de la soumission. Étant donné que vous pouvez souhaiter accorder à certains utilisateurs une marge différente en ce qui concerne les multiplicateurs, vous pouvez également définir un multiplicateur minimum et maximum pour chaque rôle de sécurité dans lequel les utilisateurs sont placés.
• Facteurs:
  • Les facteurs de remise et de majoration sont également transmis de la succursale au client, puis à l'enregistrement de la soumission. La succursale et le client ont un facteur avec une case de raison pour les travaux fournis, et une autre paire facteur-raison pour les travaux installés. Dans la soumission, il y a deux paires facteurs-raisons. Ces valeurs apparaissent par défaut comme des remises (si le facteur est < 0) ou frais supplémentaires (si le facteur est >0). Si les facteurs sont affichés au bas de la soumission, ils sont appliqués à tous les produits et options de la soumission, même ceux qui sont verrouillés. Vous pouvez intégrer les facteurs dans les prix des produits en cochant la case "Appliquer les critères au niveau de l'article" dans l'en-tête de la soumission. Dans le cas des facteurs appliqués par article, les prix verrouillés ne seront pas modifiés. Enfin, dans le cas où vous souhaiteriez laisser à certains utilisateurs une certaine liberté en ce qui concerne les facteurs, vous pouvez également fixer une remise maximale pour chaque rôle de sécurité dans lequel les utilisateurs sont placés. Notez qu'une remise de 100 % n'est pas inhabituelle. Elle est souvent utilisée pour les commandes de "correction" ou de "service".
• Remises de service:
  • Sur la page d'en-tête de la soumission, une case intitulée "Appliquer les facteurs aux services" est cochée par défaut. Si elle n'est pas cochée, les facteurs ne seront pas appliqués aux frais d'installation ou aux options marquées comme faisant partie de l'installation.
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Soumissions/Commandes/Prix

Saisir une soumission

• À partir de la page d'accueil, cliquer sur Soumissions, puis sur
• Cliquer sur Ajouter client
• une fois que vous avez ajouté la soumission, vous serez directement dirigé vers l'ajout du premier produit.
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Soumissions/Commandes/Prix

Envoyer une soumission par courriel

• Dans l'en-tête de la soumission, cliquez sur le bouton Courriel , ou cliquez sur l'onglet "Courriel" dans la page de la section "Soumissions" si l'onglet "Courriel" est sélectionné dans vos préférences (au bas de la page).
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Soumissions/Commandes/Prix

Créer une commande

• Les commandes Fenestratio sont simplement des soumissions auxquelles un numéro de commande est attribué. Allez dans l'en-tête de la soumission et cliquez sur le bouton - le numéro de commande suivant dans la séquance est attribué.
• Pour les commandes installées, vous devez indiquer un temps estimé d'installation en jours.
• Si vous devez commencer par un numéro de commande particulier ou si vous souhaitez utiliser un préfixe indiquant l'année, vous pouvez également saisir un numéro de commande.
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Soumissions/Commandes/Prix

Créer un marchand

• Résumé des étapes:
  • vérifier les paramètres standard du client pour l'utilisation par le marchand
  • désigner une personne interne comme représentant du marchand
  • définir les paramètres de soumission des marchands
  • créer le premier utilisateur en libre-service
  • se connecter en tant que cet utilisateur et essayer
  • créer d'autres utilisateurs en libre-service
  • informer les marchands de leur mot de passe
• le représentant est la personne de votre compagnie à laquelle les marchands peuvent soumettre des questions et à qui les demandes de soumission de commandes seront adressées.
• tous les soumissions créées par les marchands seront uniquement des soumissions de fourniture, et la valeur du facteur par défaut 1 - fourniture uniquement de l'enregistrement du client sera utilisée comme remise.
• Lorsque vous testez le premier utilisateur en libre-service, ouvrez une fenêtre dans un autre navigateur pour tester le compte du distributeur, par exemple, si vous utilisez Firefox, ouvrez une fenêtre dans Chrome ou Internet Explorer, vous pourrez ainsi utiliser les deux sessions pour consulter les mêmes soumissions en même temps et ajuster vos paramètres rapidement.
• Les utilisateurs en libre-service peuvent être limités à leurs propres soumissions - nous vous recommandons d'avoir au moins un compte d'utilisateur en libre-service non limité afin qu'il puisse couvrir les absences de ses collègues.
• Coûts:
  • dans ce contexte, le coût est ce que le marchand vous paie.
  • les facteurs de l'en-tête de la soumission affichés au niveau interne sont appliqués au niveau de l'article pour les soumissions créées par le marchand.
  • les utilisateurs des distributeurs peuvent établir un "prix de la soumission" qui indique ce qu'ils paieront pour les produits.
• Tarification:
  • dans ce contexte, le prix est ce que le marchand facture à son client.
  • Le pourcentage de marge de profit est appliqué aux coûts des produits afin de déterminer le prix affiché des produits et des options.
  • La gestion des marges de profit est un paramètre de gestion permettant aux marchands de contrôler ce que les utilisateurs marchands peuvent voir et faire en ce qui concerne le pourcentage de marge de profit.
    • Masqué - les utilisateurs marchands ne voient pas le pourcentage de marge de profit et peuvent ne pas en avoir connaissance.
    • Verrouillé - les marchands peuvent voir le pourcentage de marge de profit mais ne peuvent pas le modifier dans les soumissions.
    • Déverrouillé - les marchands peuvent voir et modifier le pourcentage de marge de profit dans les soumissions.
  • La remise s'applique par défaut aux soumissions créées par les marchands - ce qui permet aux marchands de montrer à leurs prospects/clients une remise sur le prix de vente.
• Options à valeur ajoutée - les marchands peuvent facturer leurs produits et services en ajoutant des options diverses aux lignes de soumission. Ces options ne s'affichent pas pour les utilisateurs internes.
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Soumissions/Commandes/Prix

Créer un nouveau produit

• document séparé avec images: Comment créer une nouvelle fenêtre dans la soumission - si vous êtes autorisé(e)!
• document séparé avec images: Comment créer une nouvelle fenêtre en avance
• si la formule du type lié n'est pas appropriée, remplacer les formules de prix au niveau du produit.
• pour ajouter des "vues" au produit, préparer et/ou utiliser des images de "panneaux" à l'échelle de 1 pouce par pixel au format standard.
  • p. ex. pour une famille de portes d'entrée
    • créer des images de "panneaux" de 36 x 82 pour les portes simples
    • créer des images de "panneaux" 16 x 82 pour les fenêtres latérales
• nous utilisons Microsoft Paint dans Windows pour créer des dessins monochromes de lignes de produits
• vous pouvez peut-être obtenir des images de votre fournisseur
• pour toutes les images créées, créer une image miroir horizontale afin que la vue intérieure ou extérieure puisse être représentée, et les lier à l'aide de la fonction "Inverser horizontalement".
  • éviter d'utiliser des éléments de dessin non réversibles comme la lettre "F"
  • la page de détail de la vue du produit inclut pour aider à créer des images miroir.
• la page de détail de la vue du produit inclut aussi pour un lien vers un clone PhotoShop en ligne pour les retouches.
• pour les unités composées ou multi-panneaux:
  • pour les familles manufacturées ou à disposition unique, sélectionner les panneaux et spécifier la disposition typique sur le détail de la vue.
  • combiner des images de "panneaux" pour créer des images telles que des portes doubles, ou des portes avec des fenêtres latérales, ou des unités de battants fixes.
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Soumissions/Commandes/Prix

Ajouter une ligne de produit

• utilisez Entretien→Fournisseurs pour vous assurer que le fournisseur est chargé et que la case "Utilisé pour les produits" est cochée
• use Entretien→Familles pour créer la famille, en sélectionnant le fournisseur approprié. Tenez compte de la valeur "Déductions" dans le détail de la famille:
  • "Déduction modulaire" sera utilisé pour la plupart des lignes de produits entièrement manufacturés.
  • "Déduction structural" peut être utilisé pour les lignes utilisant des traverses pour les unités composées.
  • "Ne pas déduire" n'affichera qu'une image sur les bons de commande.
  • "Ne pas montrer" n'apparaîtra pas du tout sur les bons de commande.
  • pour les familles de fenêtres destinées à la revente, vous pouvez choisir "Disposition seulement", afin que la mise en page puisse être transmise aux bons de commande.
• pour chaque ensemble de produits qui partageront des règles de soumission et/ou des méthodes de tarification, créez un type à l'aide de Entretien→Types.
• pour chaque type différent de panneau unique, suivre les étapes pour Ajouter un produit ci-dessus. p. ex. pour une famille de fenêtres:
  • créer un seul produit à battant
  • créer un seul produit fixe
  • créer un seul produit d'auvent
• pour chaque aspect des produits de la famille qui comporte plusieurs choix qui s'excluent mutuellement, comme l'extension du jambage ou le type de moulage de la brique, ajouter une caractéristique à l'aide de Entretien→Fonctionnalités.
• utiliser Entretien→Options pour décrire et fixer le prix de tous les ajouts de produits, en les plaçant dans les caractéristiques au besoin.
• pour les lignes de produits manufacturés:
  • utiliser Entretien→Articles fournisseur pour ajouter des articles qui pourraient servir de composants à des produits de la famille.
  • de Entretien→Familles:
    • utiliser le bouton "panneaux" pour créer une définition de panneau pour chaque panneau individuel différent.
      • sur chaque détail du panneau, sélectionner l'image du produit correspondant comme vue par défaut.
      • utiliser le bouton à gauche de chaque nom de panneau pour spécifier comment chaque composant est utilisé dans le panneau.
    • utiliser le bouton "verre" pour définir des descriptions de verre par défaut pour les achats de verre.
    • utiliser le bouton "options par défaut" pour définir les options par défaut à afficher sur les lignes de soumission pour les produits de la famille.
• pour chaque combinaison composée de panneaux opérationnels et fixes d'un type donné dans une forme donnée qui peut partager un calcul de prix, suivre les étapes pour Ajouter un produit ci-dessus.
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Soumissions/Commandes/Prix

Mettre à jour les prix

• tous les prix sont verrouillés dans les commandes, ils ne sont donc pas un problème.
• utiliser Administration→Verrouillage des prix pour bloquer les prix de tous les soumissions pour lesquels vous souhaitez honorer les prix proposés.
  • le paramètre "Geler les prix des soumissions depuis" sera calculé à partir du paramètre "Jours où le prix est effectif" dans Administration→Compagnie.
• utiliser Entretien→Types pour revoir et modifier les formules de prix au niveau des types.
• utiliser Entretien→Produits, filtrez la liste comme vous le souhaitez, puis cliquez sur pour effectuer des mises à jour sur les produits sélectionnés.
• utiliser Entretien→Options, filtrez la liste comme vous le souhaitez, puis cliquez sur pour effectuer des mises à jour sur les options sélectionnés.
• Attention: les mises à jour de prix affectant les soumissions que vous avez verrouillées nécessiteront le déverrouillage du prix du produit ou de l'option en question pour que Fenestratio puisse en modifier le prix.
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Soumissions/Commandes/Prix

Valider des adresses

• sur la page de la compagnie, vous pouvez indiquer que les adresses du client et/ou de l'expéditeur doivent être validées pour l'envoi des commandes.
• nous avons décidé de ne pas appliquer les validations au moment de l'établissement de la soumission. L'objectif est de simplifier et d'accélérer le processus des soumissions.
• les adresses sont soit non validées, validées ou remplacées.
  • les adresses validées montrent cette image:
  • Les adresses remplacée montre un Omacron Ō
  • les adresses modifiées peuvent être nécessaires pour les sites de construction inconnus par Google.
• Si vous expédiez à l’adresse du client, vous n’avez pas besoin d’un adresse de livraison distincte.
• vous pouvez valider l'adresse du client à partir de la page d'en-tête de la soumission en cliquant sur le bouton modifier sous l'étiquette du client.
• lorsque vous cliquez sur le bouton de recherche d'adresses de livraison, Fenestratio ouvre une fenêtre pour rechercher les adresses qui ont été chargées auparavant.
• lorsque vous cliquez sur [Valider], Fenestratio demandera à Google de valider l'adresse et vous montrera une carte.
• Si vous savez qu'une adresse est correcte mais qu'elle n'est pas encore reconnue par Google, vous pouvez ignorer la validation et Fenestratio enregistrera le fait que vous l'avez ignorée.
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Achats

Corriger une ligne de bon de commande liée à une ligne de commande de vente

Lorsque vous générez un bon de commande à partir des informations d'une commande de vente, les données de la commande de vente et du bon de commande sont liées pour référence, mais elles ne sont pas liées pour les mises a jour conséquentes. Une fois que vous avez généré un bon de commande à partir des données d'une commande de vente, les modifications des données de la commande de vente ne modifieront pas automatiquement les données du bon de commande. Deux méthodes:
• 1. Manuellement
  • idéal pour modifier un bon de commande existant qui n'a pas été soumis ou que le fournisseur sait que vous allez réviser.
  • allez dans Achats, Lignes, [Modifier], pour l'image, choisissez [Télécharger une image miroir] ou [Remplacer l'image] selon les besoins.
  • modifier les valeurs et les notes si nécessaire.
  • soumettre à nouveau le bon de commande.
• 2. Régénérer
  • idéal si vous devez commander un remplacement.
  • aller dans Achats, Lignes, [Modifier], choisir [Annuler la ligne de vente]
  • aller à la page d'accueil pour s'assurer que la soumission est effacée de la mémoire de la session
  • créer un nouveau bon de commande pour le même fournisseur
  • aller aux lignes pour le nouvel achat
  • choisir [Ajouter un produit/option/article]
    • choisir [Produit] dans la fenêtre Ajouter à l'achat
    • la ligne de vente que vous venez de dissocier devrait être disponible pour le nouveau bon de commande.
    • vous devrez peut-être inverser l'image pour le vendeur s'il s'attend à une vue intérieure et que vous proposez une vue extérieure, ou vice versa.
    • modifier les valeurs si nécessaire
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Achats

Utiliser un autre fournisseur de verre

• sur la page des résultats de la déduction, vous pouvez cliquer sur le nom du fournisseur de verre pour créer un achat pour ce fournisseur par défaut.
• pour commander le verre auprès d'un autre fournisseur:
  • assurez-vous que le fournisseur en question est marqué comme "Fournitures de verre" dans Entretien→Fournisseurs.
  • aller dans Accueil→Achats, créer un bon de commande pour le fournisseur
  • à partir de Achat→Lignes, cliquez sur [Ajouter vitre], et Fenestratio énumérera les unités de verre sur les commandes en cours qui doivent encore être commandées. Vous pouvez alors transférer les unités de verre sur ce bon de commande.
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Achats

Utiliser les achats manuels

• Étant donné que de nombreuses entreprises utilisant Fenestratio achètent des produits auprès de fournisseurs qui possèdent des extranets pour les commandes, nous offrons un système d'achat manuel qui permet de maintenir à jour les valeurs des commandes en cours, ainsi qu'une méthode simplifiée pour enregistrer les reçus au fur et à mesure qu'ils arrivent.
• les achats manuels peuvent être activés pour un article fournisseur donné à partir de la page de transaction de l'article fournisseur.
• la page de transaction des articles du fournisseur est accessible à partir de la page Inventaire ou de la page de détail des articles du fournisseur.
• lorsque vous êtes sur la page de transaction des articles du fournisseur, un bouton permettant d'activer les achats manuels apparaît si cette option n'est pas déjà activée.
• une fois que les achats manuels sont activés pour un article de fournisseur, la page de transaction de l'article de fournisseur présente un bouton permettant d'ajouter un nouvel achat manuel.
• les achats manuels existants seront affichés dans une section déroulante à côté de l'article sur le bon de commande.
• les reçus peuvent être enregistrés en cliquant sur l'achat manuel pour le matériel reçu.
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Fabrication

Preparer la feuille indiquant les mesures de coupe

• Dans l'En-tête de soumission, cliquez sur le bouton "Déductions". dans la barre de boutons en haut au centre de la page, ou dans l'onglet Déductions (si vos préférences indiquent que vous utilisez les onglets de section de soumission), le logiciel wizard de déduction vous guidera en spécifiant les informations nécessaires pour déduire la commande.
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Fabrication

Modifier les calculs de la feuille indiquant les mesures de coupe

• Les feuilles indiquant les mesures de coupe sont générées à partir des DynaBOM, qui sont modifiées à partir de Entretien→Panneaux, en sélectionnant le bouton à gauche du nom du panneau.
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Fabrication

Supprimer un panneau

• supprimer toutes les vues/articles qui utilisent le panneau dans une disposition composée
• pour l'article dont la vue standard du panneau est prise, supprimer toutes les autres vues
• Le bouton devrait maintenant s'afficher dans les détails du panneau
• la suppression du panneau devrait également supprimer la vue standard et ses articles
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Fabrication

Planifier la production

• document séparé: Planification de la production
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Fabrication

Réimprimer les étiquettes d'unité de code-barres

• il y a plusieurs façons d'accéder à la page de l'étiquette de l'unité pour une commande:
  • à partir de la soumission, cliquez sur le bouton d'impression dans la barre d'outils, puis cliquez sur dans la section étiquettes.
  • à partir de l'état de la commande, cliquez sur une commande, puis sur
  • à partir de Code-barres prêts ou Code-barres WIP, cliquez sur sur la rangée de la commande souhaitée.
• utilisez la colonne Étiquette à droite pour vous assurer de cocher uniquement l'unité pour laquelle vous souhaitez obtenir des étiquettes.
• cliquez sur l'un des boutons "Imprimer" en fonction de vos besoins.
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Inventaire

Activation

La gestion de l'inventaire exige une discipline organisationnelle importante, mais les concepts utilisés ne changent pas beaucoup d'une usine à l'autre. Le problème principal des fenêtres et des portes est la variabilité des dimensions, de sorte que la facture des matériaux doit être adaptée à la taille du produit - ce qui a créé la fonction DynaBOM. Vous devez informer le support de Fenestratio si vous voulez activer l'inventaire. Il y a des processus qui s'exécutent pendant la nuit pour effectuer certaines procédures nécessaires.

Inventaire

Préparation

• vous devez comprendre tout ce qui concerne Entretien→Articles fournisseur
• vous devez comprendre parfaitement les conversions d'unités de mesure, leur rôle dans l'inventaire et la façon dont elles sont utilisées dans le détail de l'article du fournisseur.
• Entretien→Panneaux→DynaBom: "Formule d'utilisation" décrit comment l'inventaire est allégé pour les composants qui font partie d'un panneau dans un produit, en supposant que la Formule conditionnelle soit correcte pour une ligne de la soumission donnée.
• Entretien→Familles→Famille BOM: La "Formule d'utilisation" décrit comment l'inventaire est allégé pour les composants qui ne s'intègrent pas parfaitement dans un concept de panneau, comme les cadres de porte extérieurs ou les coupe-froids, en supposant que la Formule conditionnelle soit correcte pour une ligne de la soumission donnée.
• Entretien→Options: "Formule d'utilisation" décrit comment l'inventaire est allégé pour les composants qui résultent des choix de caractéristiques d'un produit.
• il est possible de configurer votre inventaire sans comprendre entièrement chaque formule des pages ci-dessus. Le support de Fenestratio est disponible pour vous aider, mais vous devez au moins comprendre l'objectif de chaque donnée dans le processus.
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Inventaire

Étiquetage

Certaines procédures d'inventaire sont plus faciles à réaliser avec des étiquettes à code-barres et des appareils de lecture de codes-barres.
• Les unités de ligne de soumission peuvent être étiquetées à partir de Soumissions→Imprimer→Étiquettes→Code-barres.
• les lieux de stockage des composants et des produits finis peuvent être étiquetés à partir de Entretien→Lieu.
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Inventaire

Configuration

• choisir les articles du fournisseur qui représentent des composants devant être suivis par l'inventaire, qui peuvent être suivis avec succès par l'inventaire et qui valent la peine d'être suivis par l'inventaire
• désigner des lieux de stockage pour les composants et les enregistrer sur chaque article à suivre - aucun article ne peut indiquer la quantité disponible sans préciser où la quantité est stockée.
• Rapports→Décompte d'inventaire peut être utile pour le décompte initial, et plus tard pour les décomptes de cycles.
• Le détail des articles fournisseur et Fabrication→Inventaire→Transactions permettent d'ajuster les stocks disponibles à un endroit donné en cliquant sur la quantité disponible.
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Inventaire

Lancer

• vous devez marquer les produits "prêts" dès qu'ils sont fabriqués afin de libérer votre stock - le meilleur endroit pour le faire est Fabrication→Code-barres prêts.
• vous devez recevoir les biens provenant de bons de commande de manière précise et ponctuelle.
• vous pouvez activer Achats manuels si vous utilisez l'extranet de votre fournisseur ou une autre méthode de commande de stock, mais il est essentiel de recevoir le stock de manière précise et ponctuelle.
• si vous ne saisissez pas toutes vos commandes d'achat de manière suffisamment détaillée, vous ne serez pas en mesure de connaître les disponibilités ou les manques.
  • le rapport des exigences devient de plus en plus utile au fur et à mesure que vos données s'améliorent.
• si vous souhaitez contrôler les produits finis, utilisez Fabrication→Stockage de codes-barres et/ou Expédition→Transporter, charger et expédier les code-barres.
  • ces capacités sont également intégrées dans les applications mobiles de Fenestratio.
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Comptabilité

Page de comptabilisation des soumissions

La page de publication des soumissions a été conçue pour extraire les événements du cycle de vie d'une commande qui peut donner lieu à la création d'une entrée dans le journal de comptabilité. Les codes et descriptions de comptes affichés proviennent de valeurs maintenues dans Administration→ Comptes. L'emplacement des comptes dans les entrées du journal est déterminé par des sélections sur la famille de produits, la succursale du client et les registres de l'entreprise.

De plus, à partir de la page de publication des soumissions, vous pouvez placer une entrée de journal dans un lot d'enregistrement que vous pourrez exporter plus tard pour l'importer dans votre logiciel de comptabilité.

En ce qui concerne les factures, Fenestratio propose deux types de factures ayant des implications différentes. Une 'facture de vente' comprend tous les produits et frais de la commande de vente et utilise le même numéro que la commande de vente. Une 'facture partielle' utilise une série de numéros distincte et peut inclure tout ou une partie des produits ou des frais de la commande de vente.

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Comptabilité

Comptabiliser les lots

Comptabiliser les lots peut être géré dans Administration→Comptabiliser les lots. La comptabilisation des lots est un regroupement de journaux générés à partir d'événements survenus au cours de la durée de la commande de vente. La comptabilisation des lots peuvent être exportés vers des fichiers de différents formats pour être importés dans un logiciel de comptabilité.
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Comptabilité

QuickBooks en ligne

Fenestratio partage l'information avec QuickBooks comme suit:
• si vous n'avez jamais connecté votre Fenestratio à votre QuickBooks, vous verrez un lien pour vous connecter sur la page Compagnie, Compte, Utilisateur, Fournisseur, Détail du client, Détail du service, Détail de l'achat, Comptabilisation des soumissions , et Factures.
• Lorsque vous cliquez sur Connecter, vous accédez à la connexion QuickBooks en ligne où vous devez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
• Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe sont confidentiels.
• QuickBooks nous envoie une authentification par jeton (qui permet de protéger votre nom d'utilisateur et votre mot de passe) pour signifier que vous avez accordé à Fenestratio l'autorisation de mettre à jour votre QuickBooks pour vous pendant une période limitée.
• si vous vous connectez à QuickBooks avec succès, vous reviendrez à la page de Fenestratio d'où vous êtes venu et Fenestratio sera maintenant connecté à QuickBooks.
• toute interaction entre Fenestratio et QuickBooks se fera sous le compte d'utilisateur avec lequel vous vous êtes connecté à QuickBooks.
• si votre Fenestratio est connecté à QuickBooks et que vous souhaitez changer la connexion avec un autre utilisateur QuickBooks, vous pouvez le faire dans l'onglet Finance de la page Compagnie.
• si vous souhaitez déconnecter Fenestratio de QuickBooks sans le reconnecter, vous pouvez le faire dans l'onglet Finance de la page Compagnie.
• Les connexions QuickBooks durent 1 heure mais peuvent être actualisées pour une durée plus longue.
• Si une connexion expire, l'utilisateur verra un lien lui permettant de l'actualiser.
• Premières étapes:
  • revoir les paramètres des comptes sur les pages de détail de la succursale et de la compagnie afin de sélectionner autant de comptes que possible.
  • connecter tous vos groupes fiscaux aux codes fiscaux de QuickBooks.
  • connecter tous vos codes fiscaux à un taux fiscal QuickBooks.
  • connecter tous vos codes fiscaux à un compte d'achat si vous souhaitez comptabiliser des factures d'achat dans QuickBooks.
  • connecter tous vos comptes aux comptes QuickBooks.
  • les enregistrements des clients, des fournisseurs et des utilisateurs peuvent être liés ou ajoutés à QuickBooks selon vos besoins.
  • les enregistrements des clients et des fournisseurs peuvent être importés de QuickBooks sur leurs pages de liste.
• NOTE: toutes les transactions que Fenestratio envoie à QuickBooks peuvent être prévisualisées ex. la charge utile JSON à comptabiliser à QuickBooks en ligne peut être affichée, qu'il y ait une connexion à QuickBooks actuellement active ou non.
• Ventes:
  • sera transmis à QuickBooks en tant que Facture après que le client ait été lié à un client
  Quickbooks
  • la facture comportera une ligne d'article de vente par compte et par combinaison de code fiscal. Le compte est déterminé soit par la succursale, soit par la compagnie, soit par la famille de produits.
  • la facture comportera une TaxLine par code fiscal utilisé dans les groupes de taxes des produits et services de la soumission.
  • une "facture de vente" pour l'ensemble de la commande client portera le numéro de document QB FenSalennn, où nnn est le numéro de la commande de vente.
  • une "facture partielle" pour une partie ou la totalité de la commande de vente aura un numéro de document QB de FenInvxxx où xxx est le numéro de la facture.
• Dépôt:
  • sera transmis à QuickBooks en tant que reçu de vente après que le client ait été lié à un client
  Quickbooks
• Commission:
  • sera transmis à QuickBooks en tant que Facture (Bill), une fois que le représentant des ventes aura été associé à un fournisseur
  QuickBooks
• Installation:
  • sera transmis à QuickBooks en tant que Facture (Bill), après que l'installateur a été lié à un fournisseur
  QuickBooks
• Factures de service:
  • sera transmis à QuickBooks en tant que Facture après que le client ait été lié à un client
  QuickBooks
  • une facture de service portera le numéro de document QB FenSvcyyy où yyy est l'identifiant du service
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Intégration

API Fenestratio

Fenestratio est déterminé à être efficace et coopératif dans votre entreprise, et à continuer à évoluer au fil du temps. Notre volonté de créer des interfaces en fait partie, et notre API en est une autre. L'API est décrite dans un document séparé.
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Intégration

Autres codes du système

Pour les enregistrements qui correspondent le plus souvent à des enregistrements de votre autre logiciel, nous fournissons une colonne spéciale appelée "Code de l'autre système". Il s'agit de notre "pointeur" vers cet enregistrement sur l'autre système, et il sera inclus dans toutes les charges utiles que nous envoyons à votre autre logiciel. Il se peut que vous deviez saisir d'autres codes de système sur certains de vos enregistrements Fenestratio pour activer certaines capacités d'intégration. Iil existe des "codes d'autres systèmes" pour les clients, les contacts, les familles, les fournisseurs et les utilisateurs (en tant que fournisseurs - pour les commissions et les sous-contractants d'installation). Certaines valeurs non étiquetées sont censées avoir des codes provenant d'autres sources, comme le code de l'article du fournisseur et le code du compte.
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Intégration

Exportations

Les exportations peuvent jouer un rôle utile dans l'intégration, ainsi que dans l'analyse hors système. Les fonctions d'exportation vers Excel de Fenestratio sont presque toutes disponibles dans Administration→Exporter des données. Certaines exportations sont proposées "sur place", comme les détails des lignes de commande ou les enregistrements de service.
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Langue

Langue
Bien que la plupart des termes utilisés dans Fenestratio soient universels dans l'industrie des portes et fenêtres, il se peut que certains d'entre eux soient utilisés d'une manière qui n'est pas intuitive pour l'utilisateur:
• Famille - un ensemble de produits d'un fabricant ou d'un vendeur particulier qui partagent un ensemble commun d'options et peuvent être assemblés dans un cadre, comme les fenêtres, les portes en acier et les portes coulissantes. La famille est le niveau auquel vous pouvez décrire les caractéristiques, les options et les valeurs par défaut applicables aux types de produits de la famille, et si les produits inclus sont fabriqués ou revendus par vous. Les familles peuvent être utilisées à partir du menu Entretien.

• Type - un ensemble de produits appartenant à une même famille et partageant un mécanisme de fonctionnement, comme les auvents, les battants, etc. Le type est le niveau auquel vous spécifiez les formules de tarification et de frais d'installation pour les produits standard tels que les fenêtres rectangulaires. Les types peuvent être utilisés à partir du menu Entretien ou du bouton Types de produits de la page Familles.

• Produit - Au niveau du produit, vous spécifiez les attributs qui déterminent le prix, comme le nombre de panneaux et d'opérateurs et la forme du cadre, si la largeur et la hauteur sont requises au moment de la soumission, et vous pouvez modifier les formules de prix et d'installation et les options par défaut spécifiées au niveau du type, si nécessaire. Au niveau du produit, vous pouvez également spécifier des tailles standard, si nécessaire. Les produits peuvent être utilisés à partir du menu Entretien ou du bouton Produits sur la page Familles ou le bouton Produits sur la page Types.
  
• Vue - la présentation d'un produit. Au niveau de la vue, vous indiquez comment le cadre est configuré à l'aide de coordonnées x-y et vous fournissez ou générez une image de la mise en page. Les vues peuvent être utilisées à partir du menu Maintenance ou du bouton Vues de la page Types ou du bouton Vues de la page Produits. Un exemple:
  • 
    • {type:BattantGauche,x:0,y:0,w:28,h:60}
    • {type:FixéStandard,x:28,y:0,w:28,h:60}
    • {type:BattantDroit,x:56,y:0,w:28,h:60}
• Panneau - un simple cadre de fenêtre utilisé dans une vue. Au niveau du panneau, vous indiquez si l'unité est un opérateur, quelles sont ses tailles minimale et maximale autorisées, quels sont les composants du panneau, et quelles sont les normes Energy Star qui s'appliquent. Les panneaux peuvent être utilisés à partir du lien panneaux de la page d'accueil et du menu Entretien, ainsi qu'à partir du bouton Panneaux sur la page Familles. Quelques exemples:
  

• Option - un ajout à un produit, tel que des vitres teintées ou des grilles. Au niveau de l'option, vous spécifiez des informations sur les prix ainsi que des formules pour la largeur et la hauteur et des règles d'utilisation. Les options peuvent être utilisées à partir du menu Entretien ou du bouton Options de la page Familles.

• Caractéristique - un aspect d'un produit pour lequel on ne peut choisir qu'une seule option parmi un ensemble de possibilités, tel qu'un moule à briques ou un châssis. Au niveau de la caractéristique, vous spécifiez les options incluses, si la caractéristique est destinée à l'installation ou à la fourniture uniquement, si elle est obligatoire, si la première option doit être proposée par défaut et où la caractéristique doit être présentée par rapport aux autres caractéristiques. Les caractéristiques peuvent être utilisées à partir du menu Maintenance ou du bouton Caractéristiques de la page Familles.

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Navigation des pages

• lorsque vous voyez un champ surligné en jaune, il est obligatoire
• la plupart des pages comporteront une image de retour d'information en haut à droite de la page, ce qui vous permettra d'envoyer un courriel au service d'assistance de fenestratio en incluant les informations contextuelles.
• les pages pour lesquelles un texte d'aide spécifique est disponible comporteront une image d'aide en haut à droite de la page
• Navigation de liste
  • En bas à gauche de la plupart des listes se trouve un texte de positionnement, tel que "1 - 8/367", qui vous indique que vous visualisez les lignes 1 à 8 des 367 lignes qui répondent aux critères de sélection. Pour parcourir les enregistrements de la sélection courante, utilisez les boutons "première page" , "page précédente" , "page suivante" , et "dernière page" , tous situés en bas à droite de la liste.
  • Lorsque vous naviguez dans les listes, il est préférable d'utiliser les critères de sélection situés en bas au centre sous les boutons pour filtrer et/ou trier les enregistrements de la liste, afin de trouver plus rapidement le ou les enregistrements sur lesquels vous souhaitez travailler. Chaque page de liste possède ses propres critères de recherche. Après avoir effectué vos sélections de tri et de filtrage, cliquez sur le bouton Recharger pour recharger la liste. Notez que la liste ne revient pas automatiquement au début de la nouvelle sélection, mais reste à la page que vous étiez en train de consulter.
• la plupart des pages incluent , qui vous renvoie à la page précédemment visitée.
• la plupart des pages incluront , ce qui sauvegardera vos données. Notez qu'en cas d'erreur, vous serez ramené à cette page et un message comme
  Une erreur a été trouvée dans votre entrée.
  ..apparaîtra et aucune mise à jour n'aura été enregistrée.
• tous les utilisateurs ne verront pas les mêmes liens sur les pages de menu. Le rôle dans lequel le profil de l'utilisateur est placé déterminera les pages que l'utilisateur verra. De plus, tous les boutons ne seront pas visibles par tous les utilisateurs, dépendant de leur rôle.
• En haut de la plupart des pages se trouve une barre de localisation avec un fond gris, qui indique votre position actuelle dans la structure de l'application. Vous pouvez utiliser les mots soulignés dans la barre de localisation pour naviguer vers les pages précédemment visitées.
• Au bas de la plupart des pages se trouve une liste des liens du menu d'accueil. Ces liens vous permettent de naviguer plus rapidement d'une page à l'autre.
• veuillez noter que certaines descriptions de champs, certains messages et certaines légendes de boutons peuvent différer de ce qui est indiqué ci-dessus si votre administrateur système a modifié les valeurs des messages du système.
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